Tietosuojailmoitus, laulujen suomennostietokanta Laura

EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artiklat 13 ja 14
Rekisteröidyn informointi
Laatimispäivä: 26.7.2022

1. Rekisterinpitäjä

Taideyliopisto
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto
Puhelin: +358 294 47 2000 (vaihde)

2. Henkilötiedon käsittelyn vastuutaho ja vastuuhenkilö sekä yhteyshenkilö

Taideyliopiston Sibelius-Akatemia, laulumusiikin aineryhmä
Jenni Lättilä
Sähköpostiosoite: etunimi.sukunimi@uniarts.fi
Puhelin: +358 50 4628 964

3. Tietosuojavastaava

Taideyliopiston tietosuojavastaavana toimii päällikkö Antti Orava.

Sähköpostiosoite: tietosuoja@uniarts.fi
Puhelin: +358 294 47 3568
Postiosoite: PL 1, 00097 Taideyliopisto

4. Rekisterin nimi

Laulujen suomennostietokanta Laura (https://laura.uniarts.fi).

5. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Laura on Taideyliopiston Sibelius-Akatemian kehittämä ja ylläpitämä klassisen ohjelmiston laulutekstien ja niiden suomennosten tietokanta. Laulutekstien ja niiden suomennosten lisäksi Laurassa julkaistaan laulujen säveltäjien sekä alkuperäisten laulutekstien kirjoittajien nimet sekä jos on tiedossa, heidän synnyin- ja mahdollinen kuolinvuotensa. Lisäksi Laurassa julkaistaan laulutekstien suomentajien nimet sekä mahdollisesti myös suomentajien synnyin- ja kuolinvuodet ja/tai yhteystiedot.

Suomentajien tai heidän perikuntiensa kanssa tehdään aina kirjallinen sopimus suomennosten julkaisemisesta Laurassa. Sopimuksessa myös määritellään, saako suomentajien tai perikunnan edustajien yhteystietoja – ja mitä niistä – julkaista Laurassa. Jos suomentajan kuolemasta on yli 70 vuotta ja suomennos on siten tekijänoikeuksista vapaa, sopimusta ei tehdä.

Säveltäjien ja alkuperäistekstien kirjoittajien nimet julkaistaan Laurassa, jotta käyttäjä löytää varmasti tarvitsemansa laulusuomennoksen. Suomentajien nimet ja yhteystiedot julkaistaan Laurassa tekijänoikeussyistä ja jotta käyttäjä pystyy tarvittaessa olemaan yhteydessä suomentajaan.

Suomentajien henkilötietojen käsittelyperusteena käytetään sopimusta, säveltäjien ja alkuperäistekstien kirjoittajien henkilötietojen käsittelyperusteena yleistä etua.

Emme hyödynnä henkilötiedon käsittelyssä tietosuoja-asetuksen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

6. Mitä tietoja käsittelemme?

Laurassa julkaistaan säveltäjien, alkuperäistekstien kirjoittajien ja suomentajien nimet sekä, jos on tiedossa, heidän synnyin- ja mahdollinen kuolinvuotensa. Lisäksi Laurassa julkaistaan suomentajien yhteystiedot, jos suomentaja on antanut siihen kirjallisen luvan.

Edellä luetellut tiedot ovat tarpeen palvelun tuottamiseksi.

7. Mistä saamme tietoja?

Säveltäjien nimien oikea kirjoitusasu sekä synnyin- ja kuolinvuosi varmistetaan yleensä musiikkitietosanakirja Grovesta. Alkuperäistekstien kirjoittajien tietoja haetaan useimmiten Wikipediasta tai muista riittävän luotettavista julkisista verkkolähteistä. Tiedot voidaan saada myös suomentajalta.

Suomentajien tiedot saadaan suomentajalta itseltään tai hänen perikunnaltaan. Pakollisia tietoja suomentajasta on ainoastaan suomentajan nimi. Jos suomentaja määrittelee sopimuksessa, että häneltä on kysyttävä lupa hänen suomennostensa julkaisemiseen käsiohjelmissa, tulee Laurassa voida julkaista vähintään suomentajan sähköpostiosoite tai puhelinnumero. Osa suomentajista on antanut luvan myös osoitteensa julkaisemiseen.

8. Kenelle luovutamme tai siirrämme tietoja ja siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Laurassa olevia tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Hyödynnämme Laura hakutoiminnossa Algolian tarjoamaa hakumoottoria. Henkilötietoja tallennetaan Algolian hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle. Henkilötietojen osalta Algolian palvelussa käsitellään säveltäjien, alkuperäistekstien kirjoittajien ja suomentajien nimiä sekä synnyin- ja kuolinvuosia. Suomentajien yhteystiedot eivät mene Algoliaan. Olemme huolehtineet Algolian kanssa tietosuojasta laatimalla henkilötietojen käsittelysopimuksen.

9. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne, joilla tehtäviensä puolesta on oikeus käsitellä rekisterin tietoja. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin Laura-tietokantaa ylläpidetään. Jos palvelu lopetetaan, niin tiedot arkistoidaan arkistointilain mukaisesti.

10. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli rekisteröidyllä on pääsy itsellään tietoihinsa, hän voi muokata tietojaan itse. Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyillä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustaa käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevan pyynnön ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Sikäli kuin rekisteröity ei ole tyytyväinen siihen tapaan, jolla yliopisto on käsitellyt hänen henkilötietojaan, rekisteröity voi vaatia asian selvittämistä kansallisen tietosuojaviranomaisen toimesta (jollaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät osoitteesta tietosuoja.fi).

11. Kehen voit olla yhteydessä?

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat kysymykset ja yhteydenotot voit esittää kohdassa 2 nimetylle yhteyshenkilölle, joka tarvittaessa ohjaa asian tietosuojavastaavalle. Mikäli katsot, että kohdassa 10 mainitut oikeutesi eivät toteudu, voit ottaa yhteyttä suoraan kohdassa 3 nimettyyn Taideyliopiston tietosuojavastaavaan.